راهنمای کامل کوتاژ و روش‌های استعلام آن؛ صفر تا صد آنچه باید بدانید

در فرآیندهای گمرکی، بسیاری از تجار و واردکنندگان در مرحله نخست این سؤال را دارند که شماره کوتاژ چیست؟ در واقع، شماره کوتاژ یک شناسه منحصربه فرد است که گمرک برای هر اظهارنامه صادر می کند تا اطلاعات مربوط به کالا، نوع حمل و وضعیت ترخیص آن به صورت دقیق در سامانه ثبت شود. این شماره پایه ی اصلی پیگیری و رهگیری کالا در تمام مراحل صادرات و واردات است. از سوی دیگر، آگاهی از نحوه دریافت و استعلام کوتاژ صادراتی به صادرکنندگان کمک می کند تا از تأخیر در ترخیص و حمل بار جلوگیری کنند. با مراجعه به سامانه EPL و وارد کردن اطلاعات اظهارنامه، می توان شماره کوتاژ صادراتی را مشاهده و وضعیت محموله را در مراحل مختلف حمل دریایی، زمینی یا هوایی به صورت لحظه ای پیگیری کرد.

کوتاژ، شناسه‌ای یکتاست که در سامانه گمرک ثبت می‌شود و اطلاعات کامل یک محموله را از زمان اظهار تا خروج یا ورود کالا ذخیره می‌کند. این شماره نقش حیاتی در فرآیندهای گمرکی، ترخیص، صادرات و واردات دارد و مانند شناسنامه‌ای برای هر کالا عمل می‌کند.
شرکت‌های کارگو، کشتیرانی و حمل و نقل بین‌المللی برای جلوگیری از تأخیر و کنترل دقیق‌تر، از سیستم‌های هوشمند استعلام کوتاژ استفاده می‌کنند. آشنایی با سامانه EPL، مدارک لازم و نحوه ثبت اظهارنامه، برای مدیریت صحیح فرآیندهای فریت بار، حمل زمینی، هوایی، ریلی و دریایی ضروری است. این راهنما به شما کمک می‌کند از صفر تا صد مراحل کوتاژ گمرکی را بشناسید و تجارت بین‌المللی خود را با اطمینان پیش ببرید.

شماره کوتاژ اظهارنامه گمرکی چیست؟

شماره کوتاژ اظهارنامه گمرکی شناسه‌ای منحصربه‌فرد است که توسط سامانه گمرک به هر اظهارنامه صادراتی یا وارداتی اختصاص داده می‌شود و مانند «کد ملی کالا» عمل می‌کند. این شماره تمام اطلاعات مرتبط با ترخیص، پرداخت حقوق و عوارض گمرکی، مسیر حمل‌ونقل و وضعیت ورود یا خروج کالا را در خود ذخیره دارد.
در زمان ثبت اظهارنامه، پس از بررسی و تأیید مدارک توسط گمرک، سیستم به‌صورت خودکار شماره کوتاژ گمرکی را صادر می‌کند. وجود این کد برای شرکت‌های کارگو، نمایندگی‌های کشتیرانی و سامانه‌های استعلام کوتاژ حیاتی است، زیرا امکان رهگیری دقیق محموله و انجام خدماتی مانند حمل بار هوایی، زمینی و  باربری دریایی را فراهم می‌سازد. بدون آن، پیگیری و ترخیص کالا عملاً غیرممکن است.

کاربردهای کوتاژ گمرکی چیست؟

کوتاژ گمرکی صرفاً یک شماره ساده نیست، بلکه کلید ورود به سامانه‌های گمرکی و پایه‌ی اصلی مدیریت کالا در فرآیند صادرات و واردات محسوب می‌شود. این شماره در تمامی مراحل حمل و نقل بین‌المللی، از ثبت اظهارنامه تا ترخیص نهایی، کاربرد دارد و برای شرکت‌های کارگو، نمایندگی‌های کشتیرانی، شرکت‌های حمل و نقل بین‌المللی زمینی و حتی خطوط هوایی ضروری است.
کاربردهای اصلی کوتاژ عبارت‌اند از:

• ردیابی و استعلام کوتاژ: با استفاده از شماره کوتاژ، می‌توان وضعیت فعلی محموله را در سامانه EPL بررسی کرد.
• کنترل سوابق صادرات و واردات: گمرک با اتکا به این شماره، تمامی اطلاعات مالی و حقوقی کالا را ذخیره و قابل‌دسترسی می‌کند.
• مدیریت حمل‌ونقل ترکیبی: در مواردی که حمل کالا به‌صورت ترکیبی (زمینی، ریلی و دریایی) انجام می‌شود، کوتاژ نقش حلقه اتصال میان شرکت‌های حمل و نقل را ایفا می‌کند.
• افزایش سرعت ترخیص: شرکت‌های کشتیرانی و شرکت کارگو با درج صحیح کوتاژ، مراحل بررسی و ترخیص را تسریع می‌کنند.

به بیان دیگر، کوتاژ گمرکی همان محور اصلی هماهنگی بین گمرک، شرکت‌های حمل، و سیستم‌های بین‌المللی حمل کانتینر است که از بروز اشتباه، تأخیر و مغایرت اطلاعات جلوگیری می‌کند.

نحوه دریافت شماره کوتاژ وارداتی و کوتاژ صادراتی چیست؟

فرآیند دریافت شماره کوتاژ برای کالاهای وارداتی و صادراتی، از طریق سامانه EPL گمرک ایران انجام می‌شود. این سامانه، بستری الکترونیکی است که به تجار، شرکت‌های کارگو، نمایندگی‌های کشتیرانی و شرکت‌های حمل و نقل بین‌المللی اجازه می‌دهد تا اطلاعات محموله‌های خود را ثبت و پیگیری کنند.
برای دریافت شماره کوتاژ، ابتدا اظهارنامه گمرکی باید تکمیل و به همراه مدارک مورد نیاز (مانند فاکتور تجاری، لیست بسته‌بندی و بارنامه) در سامانه ثبت شود. در مرحله‌ی بعد، کارشناسان گمرک اطلاعات را بررسی کرده و در صورت تأیید، شماره کوتاژ به‌صورت خودکار در سیستم ثبت می‌شود. این شماره معمولاً شامل کد گمرک، تاریخ ثبت و یک شناسه‌ی منحصربه‌فرد است.
در کوتاژ صادراتی، پس از انجام مراحل بسته‌بندی، فریت بار و صدور بارنامه، شرکت حمل و نقل بین‌المللی یا صادرکننده، اظهارنامه را به گمرک ارائه می‌کند. سپس سامانه EPL شماره کوتاژ صادراتی را صادر می‌کند که تا لحظه‌ی خروج کالا از کشور همراه آن خواهد بود.
در مقابل، در کوتاژ وارداتی، پس از ورود کالا به کشور، شرکت کارگو یا ترخیص‌کار با ثبت اظهارنامه واردات، شماره کوتاژ مربوط به آن را دریافت می‌کند تا بتواند مراحل ترخیص، پرداخت حقوق گمرکی و حمل کالا را مدیریت کند.

آشنایی با مدارک لازم برای ثبت اظهارنامه در گمرک

برای اینکه بتوان شماره کوتاژ گمرکی دریافت کرد، لازم است مدارک مورد نیاز برای ثبت اظهارنامه به‌صورت کامل و دقیق در سامانه گمرک (EPL) بارگذاری شوند. این مدارک، بسته به نوع کالا و مقصد حمل (صادراتی یا وارداتی)، ممکن است متفاوت باشند اما در اصول کلی مشابه‌اند.
مدارک اصلی شامل موارد زیر است:

• فاکتور تجاری (Commercial Invoice): سند اصلی تعیین ارزش کالا.
• لیست بسته‌بندی (Packing List): شامل وزن، تعداد و نوع بسته‌ها.
• بارنامه (Bill of Lading / Air Waybill): صادرشده توسط شرکت کشتیرانی یا شرکت حمل و نقل بین‌المللی.
• کارت بازرگانی: جهت احراز هویت تاجر یا شرکت کارگو.
• گواهی مبدأ (Certificate of Origin): مشخص‌کننده کشور تولیدکننده کالا.
• پروفرما اینویس (Proforma Invoice): برای اظهار اولیه قبل از صدور فاکتور نهایی.

داشتن این مدارک و ثبت صحیح آن‌ها، شرط اصلی برای دریافت شماره کوتاژ و انجام مراحل بعدی از جمله استعلام شماره کوتاژ وارداتی یا صادراتی، ترخیص کالا، حمل بار زمینی، حمل بار هوایی یا حمل دریایی کالا است. هرگونه نقص یا اشتباه در این مدارک می‌تواند منجر به تأخیر در تخصیص کوتاژ و افزایش هزینه‌های فریت بار شود.

مدارک لازم برای ثبت اظهارنامه صادرات

در فرآیند صادرات کالا، ثبت دقیق مدارک در سامانه گمرک اهمیت حیاتی دارد؛ زیرا بر اساس این اطلاعات است که شماره کوتاژ صادراتی صادر می‌شود. هر شرکت کارگو، شرکت حمل و نقل بین المللی یا صادرکننده موظف است پیش از خروج کالا از کشور، مجموعه‌ای از مدارک رسمی را تهیه و ارسال کند تا مراحل تخصیص کوتاژ بدون خطا انجام شود.
مدارک مورد نیاز برای اظهارنامه صادرات عبارت‌اند از:

• کارت بازرگانی معتبر به نام صادرکننده.
• فاکتور فروش (Commercial Invoice) حاوی مشخصات دقیق کالا.
• لیست بسته‌بندی (Packing List) با جزئیات وزن و ابعاد هر بسته.
• گواهی مبدأ (Certificate of Origin) برای تأیید کشور تولیدکننده کالا.
• بارنامه حمل (Bill of Lading / Air Waybill) که توسط شرکت کشتیرانی یا شرکت حمل بار هوایی صادر می‌شود.
• مجوزهای صادراتی از سازمان‌های ذی‌ربط در صورت نیاز (مانند وزارت صمت یا کشاورزی).

داشتن این مدارک، علاوه بر تسهیل در صدور کوتاژ گمرکی، روند حمل دریایی کالا، فریت بار یا حمل زمینی به مقصد را نیز سریع‌تر و مطمئن‌تر می‌سازد.

مدارک لازم برای ثبت اظهارنامه واردات

برای کالاهای وارداتی نیز، تکمیل مدارک صحیح پیش‌نیاز دریافت شماره کوتاژ وارداتی است. این مرحله، پایه‌ای‌ترین گام در ترخیص و استعلام شماره کوتاژ از گمرک به شمار می‌رود. شرکت حمل و نقل بین المللی زمینی، شرکت‌های کشتیرانی و ترخیص‌کاران باید پیش از درخواست کوتاژ، اسناد زیر را آماده کنند:

• فاکتور خرید (Commercial Invoice) شامل ارزش و جزئیات کالا.
• بارنامه (Bill of Lading / CMR / Air Waybill) صادر شده توسط شرکت حمل.
• لیست بسته‌بندی (Packing List) جهت تطبیق تعداد و نوع محموله‌ها.
• کارت بازرگانی واردکننده.
• پروفرما و مجوز ثبت سفارش از وزارت صمت.
• گواهی مبدأ و گواهی بهداشت یا استاندارد (در صورت نیاز).

داشتن این مدارک به گمرک امکان می‌دهد تا صحت اظهارنامه را بررسی و سپس شماره کوتاژ را صادر کند. پس از آن، مراحل استعلام شماره کوتاژ، حمل و نقل ترکیبی و ترخیص نهایی کالا به‌صورت سیستمی انجام می‌شود و خطاهای انسانی به حداقل می‌رسد.

بیشتر بخوانید: استعلام قیمت حمل و نقل دریایی

پیدا کردن شماره اظهارنامه گمرکی (کوتاژ)

گاهی تجار یا شرکت حمل و نقل بین المللی پس از ثبت اظهارنامه، نیاز دارند تا شماره کوتاژ گمرکی خود را مجدداً بازیابی یا بررسی کنند. این کار از طریق سامانه‌های رسمی گمرک جمهوری اسلامی ایران و به‌ویژه سامانه EPL انجام می‌شود. برای این کار، کاربر باید با نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شود و از بخش «مدیریت اظهارنامه‌ها» گزینه‌ی «استعلام شماره کوتاژ» را انتخاب کند.
در این بخش، با وارد کردن اطلاعاتی مانند شماره اظهارنامه، تاریخ ثبت، یا شماره بارنامه، سیستم به‌صورت خودکار شماره کوتاژ مربوطه را نمایش می‌دهد. همچنین، شرکت‌های کارگو و نمایندگی‌های کشتیرانی معمولاً این اطلاعات را به مشتریان خود ارائه می‌کنند تا روند حمل‌ونقل تسریع شود.
اگر به هر دلیل دسترسی مستقیم به سامانه وجود نداشته باشد، می‌توان از طریق واحد امور گمرکی یا ترخیص‌کار رسمی نیز استعلام کوتاژ صادراتی یا استعلام شماره کوتاژ وارداتی را انجام داد. در موارد خاص، این اطلاعات از روی نسخه چاپی اظهارنامه یا بارنامه حمل بار دریایی یا هوایی نیز قابل مشاهده است.

علت تنظیم شماره کوتاژ در سامانه گمرک چیست؟

تنظیم و ثبت شماره کوتاژ در سامانه گمرک یکی از مهم‌ترین مراحل در کنترل و نظارت بر جریان واردات و صادرات کالا است. هدف از این فرآیند، ایجاد شفافیت، کاهش خطاهای انسانی، و تسریع در انجام تشریفات گمرکی است. وقتی شماره کوتاژ برای یک اظهارنامه صادر می‌شود، تمام اطلاعات مربوط به کالا از جمله نوع، ارزش، وزن، مسیر حمل (زمینی، دریایی، هوایی یا حمل ریلی)، و شرکت حمل‌ونقل مرتبط در سامانه ذخیره می‌شود.
این موضوع نه‌تنها به گمرک کمک می‌کند تا نظارت دقیق‌تری بر تجارت خارجی داشته باشد، بلکه برای شرکت‌های کارگو، شرکت‌ کشتیرانی یا نمایندگی کشتیرانی نیز اهمیت بالایی دارد. با تنظیم کوتاژ در سامانه، امکان استعلام کوتاژ صادراتی یا استعلام شماره کوتاژ وارداتی در هر لحظه فراهم می‌شود.
همچنین، وجود کوتاژ در سامانه EPL به تجار اجازه می‌دهد تا مسیر فریت بار یا حمل ترکیبی کالا را از مبدأ تا مقصد دنبال کنند. در نتیجه، این شماره مانند یک گذرنامه دیجیتالی برای کالا عمل کرده و امنیت، سرعت و دقت عملیات حمل و ترخیص را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.

شماره کوتاژ با چه نام‌های دیگری شناخته می‌شود؟

تا این مرحله با مفهوم کوتاژ و نحوه دریافت آن آشنا شدیم، اما بد نیست بدانیم که این شماره در اسناد و سیستم‌های گمرکی با عنوان‌های دیگری نیز به‌کار می‌رود. در واقع، ممکن است در مدارک صادراتی یا وارداتی با اصطلاحاتی مانند سریال اظهارنامه، کد کوتاژ یا شماره ثبت گمرکی روبه‌رو شوید که همگی به همان شناسه‌ی اصلی کوتاژ اشاره دارند. بنابراین، اگر در زمان انجام تشریفات حمل و نقل بین‌المللی یا ترخیص کالا در کشور مقصد (مثلاً در گمرک انگلیس) این عبارات را مشاهده کردید، بدانید که منظور همان شماره کوتاژ گمرکی شما است.

سامانه EPL چیست؟

سامانه EPL یا Electronic Port Logistics System یکی از مهم‌ترین زیرساخت‌های الکترونیکی گمرک ایران است که به‌منظور تسهیل و شفاف‌سازی فرآیندهای صادرات و واردات راه‌اندازی شده است. این سامانه، نقش مرکزی در ثبت اظهارنامه‌ها، تخصیص شماره کوتاژ گمرکی و استعلام وضعیت کالا دارد و به نوعی هسته‌ی اصلی ارتباط میان گمرک، شرکت‌های کارگو، شرکت‌های حمل و نقل بین‌المللی و نمایندگی کشتیرانی محسوب می‌شود.
در این سیستم، تمامی مراحل از ثبت اطلاعات کالا تا صدور مجوز خروج یا ورود به‌صورت دیجیتال انجام می‌شود. کاربران (اعم از تجار، ترخیص‌کاران یا شرکت‌های حمل فریت بار) می‌توانند از طریق پنل اختصاصی خود، اظهارنامه را ثبت، مدارک را بارگذاری، و در نهایت استعلام کوتاژ صادراتی یا وارداتی را انجام دهند.
یکی از ویژگی‌های کلیدی سامانه EPL این است که ارتباط مستقیمی با سایر سیستم‌های حمل‌ونقل بین‌المللی دارد. به‌عنوان مثال، اطلاعات مربوط به حمل دریایی کالا، حمل و نقل کانتینری، حمل زمینی یا حمل هوایی به‌صورت خودکار در این سامانه ثبت می‌شود. این یکپارچگی باعث کاهش خطا، تسریع در ترخیص و تسهیل در رهگیری کالا در مسیرهای بین‌المللی می‌شود.

انواع کوتاژ گمرکی

کوتاژ گمرکی بسته به نوع عملیات تجاری و مسیر حمل، به چند نوع اصلی تقسیم می‌شود. هر نوع کوتاژ نشان‌دهنده‌ی فرآیند خاصی از تبادل کالا میان کشورهاست و در سامانه گمرک با عنوان

مشخصی ثبت می‌شود. آشنایی با این انواع برای شرکت‌های کارگو، شرکت حمل و نقل بین المللی و صادرکنندگان اهمیت زیادی دارد، زیرا انتخاب نوع کوتاژ اشتباه می‌تواند باعث تأخیر یا حتی جریمه در گمرک شود.
انواع اصلی کوتاژ گمرکی عبارت‌اند از:

• کوتاژ صادراتی: برای کالاهایی که از کشور خارج می‌شوند. این نوع کوتاژ در شرکت‌های حمل فریت بار، حمل بار هوایی و شرکت‌های کشتیرانی کاربرد فراوان دارد.
• کوتاژ وارداتی: برای کالاهایی که وارد کشور می‌شوند و نیاز به پرداخت حقوق و عوارض گمرکی دارند.

تفاوت کوتاژ صادراتی و وارداتی

در ظاهر، کوتاژ صادراتی و کوتاژ وارداتی هر دو یک هدف مشترک دارند: شناسایی و رهگیری کالا در فرآیند گمرکی. اما در عمل، این دو نوع کوتاژ تفاوت‌های مهمی در نحوه صدور، کاربرد و مراحل ترخیص دارند.
در کوتاژ صادراتی، صادرکننده یا شرکت کارگو پس از ثبت اظهارنامه صادرات در سامانه گمرک، شماره کوتاژ مربوطه را دریافت می‌کند. این شماره، از لحظه خروج کالا از کشور تا رسیدن به مقصد نهایی، همراه محموله باقی می‌ماند و برای بررسی‌های بعدی در سامانه EPL و شرکت‌های حمل و نقل بین‌المللی استفاده می‌شود.
در مقابل، کوتاژ وارداتی زمانی صادر می‌شود که کالا وارد کشور گردد و اظهارنامه واردات در گمرک ثبت شود. این شماره برای پیگیری ترخیص کالا، پرداخت عوارض گمرکی و استعلام شماره کوتاژ وارداتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
به طور خلاصه:

کوتاژ صادراتی نشان‌دهنده‌ی خروج کالا از کشور است.
کوتاژ وارداتی نشان‌دهنده‌ی ورود کالا به کشور.

تفاوت دیگر در نوع مدارک است؛ در صادرات تمرکز بر مجوزهای خروج و فاکتور فروش است، در حالی‌که در واردات، مجوز ثبت سفارش و اسناد خرید اهمیت بیشتری دارند. در هر دو حالت، این شماره برای شرکت‌های کشتیرانی، حمل بار زمینی، و خدمات بار هوایی نقشی حیاتی دارد.

بیشتر بخوانید: شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی هوایی

جمع‌بندی

در تجارت بین‌المللی، آشنایی با مفهوم کوتاژ گمرکی و نحوه‌ی استعلام کوتاژ برای هر صادرکننده و واردکننده ضروری است. کوتاژ تنها یک شماره نیست، بلکه شناسه‌ای رسمی است که هویت کالا را در سامانه گمرک مشخص می‌کند و تمام مراحل از ثبت اظهارنامه تا ترخیص نهایی را در بر می‌گیرد. این شماره پایه‌ی اصلی ارتباط میان گمرک، شرکت‌های کارگو، نمایندگی‌های کشتیرانی و شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی است.
سامانه EPL با دیجیتالی کردن فرآیندها، امکان رهگیری آسان، استعلام سریع و کاهش خطاهای انسانی را فراهم کرده است. آشنایی با این سیستم و مدارک گمرکی، به فعالان اقتصادی کمک می‌کند تا از تأخیر در ترخیص و خسارات مالی جلوگیری کنند. در واقع، کوتاژ شناسنامه دیجیتالی کالا است که شفافیت، سرعت و دقت را در مسیر تجارت جهانی تضمین می‌کند.

خدمات حمل و نقل بین المللی شرکت دیبا هوا دریا

شرکت دیبا هوا دریا با سال‌ها تجربه در حمل‌ونقل بین‌المللی (مانند حمل بار هوایی از چین و حمل دریایی از چین)، افتخار دارد که با ارائه راهکارهای سفارشی و متناسب با نیازهای مشتریان، خدمات خود را با صداقت و شفافیت عرضه کند. ما به دقت شرایط هر پروژه را بررسی کرده و با تحلیل عمیق صنعت و نیازهای شما، بهترین راه‌حل‌ها را ارائه می‌دهیم. لطفاً در نظر داشته باشید که ارائه این خدمات ممکن است بسته به عواملی همچون وضعیت‌های عملیاتی، شرایط بازار، و سایر متغیرها متفاوت باشد بنابراین، با توجه به نوسانات در نحوه ارائه خدمات در بازار، جهت اطمینان از دریافت سرویس مورد نظر از این مجموعه و اطلاع از جزئیات خدمات و شرایط به روز برای دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره، خوشحال می‌شویم با شما در ارتباط باشیم تا شرایط دقیق را بررسی کرده و راهکارهای مناسب را بر اساس نیازهای شما پیشنهاد دهیم.