اینویس چیست (آشنایی با invoice)

در دنیای تجارت، تبادل کالا و خدمات امری رایج و ضروری است. برای ثبت و رسمیت بخشیدن به این تبادلات، اسنادی به نام اینویس(invoice) یا فاکتور صادر می‌شود. در این مقاله به طور مفصل به بررسی فاکتور، انواع آن، کاربردها و نکات مهم مربوط به آن می‌پردازیم.

اینویس چیست؟

اینویس (Invoice) که به آن فاکتور سیاهه تجاری هم می‌گویند، یک سند تجاری است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود و شامل جزئیات کالاها یا خدمات فروخته‌شده، مقدار، قیمت واحد و کل مبلغ قابل پرداخت است. این سند معمولاً شرایط پرداخت، تاریخ سررسید و اطلاعات تماس فروشنده را نیز شامل می‌شود. اینویس‌ها برای پیگیری معاملات، مدیریت مالی و اطمینان از پرداخت به موقع ضروری هستند و می‌توانند به صورت کاغذی یا الکترونیکی ارائه شوند.
موارد مهم در یک فاکتور عبارتند از:

• اطلاعات فروشنده: نام، آدرس و اطلاعات تماس فروشنده
• اطلاعات خریدار: نام، آدرس و اطلاعات تماس خریدار
• تاریخ صدور: تاریخ صدور فاکتور
• شرح کالا یا خدمات: شرح دقیق کالاها یا خدماتی که ارائه شده است
• تعداد: تعداد واحدهای هر کالا
• قیمت واحد: قیمت هر واحد کالا یا خدمات
• مبلغ کل: قیمت کل کالاها یا خدمات، قبل از اضافه شدن مالیات و هزینه‌های حمل و نقل
• مالیات: مبلغ مالیات اعمال شده بر روی کالاها یا خدمات
• هزینه‌های حمل و نقل: هزینه‌های حمل و نقل کالاها
• مبلغ نهایی: مبلغ نهایی که باید توسط خریدار پرداخت شود
• شرایط پرداخت: نحوه پرداخت و سررسید آن
  

فاکتور(Invoice) یا سیاهه در حمل و نقل بین المللی هوایی هم از اهمیت بالایی برخوردار است و به عنوان یک سند رسمی، کاربردهای متعددی در این فرآیند دارد.

کاربردها و اهمیت اینویس

فاکتور به عنوان یک سند رسمی، نقش‌های و کاربردهای متعددی را در معاملات دارد. از جمله این نقش‌ها و کاربردها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت معاملات: فاکتور به عنوان مدرکی برای ثبت معاملات انجام شده بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.
• پرداخت وجه: خریدار با استفاده از فاکتور، مبلغ نهایی را به فروشنده پرداخت می‌کند.
• ترخیص کالا از گمرک: در معاملات بین‌المللی، فاکتور برای ترخیص کالا از گمرک ضروری است.
• مالیات: فاکتور برای محاسبه مالیات مربوط به معامله استفاده می‌شود.
• حسابداری: فاکتور برای ثبت اطلاعات مربوط به معامله در دفاتر حسابداری استفاده می‌شود.

انواع اینویس

فاکتورها انواع مختلفی دارند که هر کدام در شرایط خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در اینجا به رایج‌ترین انواع سیاهه‌ها می‌پردازیم:

1. اینویس پیش‌فاکتور(Proforma Invoice)

• قبل از انجام معامله صادر می‌شود.
• قیمت تخمینی کالاها یا خدمات را ارائه می‌دهد.
• برای ارائه به خریدار جهت اخذ مجوزهای لازم یا تامین اعتبار استفاده می‌شود.
• تعهدی برای فروشنده ایجاد نمی‌کند و ممکن است قیمت نهایی با قیمت پیش‌فاکتور متفاوت باشد.

2. اینویس قطعی(Commercial Invoice)

• بعد از انجام معامله صادر می‌شود.
• قیمت نهایی کالاها یا خدمات را نشان می‌دهد.
• به عنوان سند رسمی معامله بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.
• مبنای محاسبه مالیات و عوارض گمرکی قرار می‌گیرد.

3. اینویس کنسولی(Consular Invoice)

• برای معاملات بین‌المللی صادر می‌شود.
• به تأیید مقامات کنسولی کشور خریدار می‌رسد.
• برای ترخیص کالا از گمرک کشور خریدار ضروری است.
• ممکن است شامل اطلاعات اضافی مانند گواهی مبدأ کالا باشد.

4. سیاهه گواهی شده(Certified Invoice)

• توسط یک مرجع یا اتاق بازرگانی تأیید شده است.
• صحت اطلاعات درج شده در سند را تضمین می‌کند.
• در معاملاتی که نیاز به اعتبارسنجی بیشتری دارند استفاده می‌شود، مانند معاملات با دولت‌ها یا سازمان‌های بین‌المللی.

5. اینویس تائید شده(Legalized Invoice)

• توسط مقامات دولتی تأیید شده است.
• در مواردی که به تأیید رسمی دولت نیاز باشد استفاده می‌شود، مانند دعاوی حقوقی یا امور مربوط به مهاجرت.

6. لیست عدل بندی(Packing List):

• سندی است که جزئیات مربوط به بسته‌بندی و حمل و نقل کالا را شرح می‌دهد.
• شامل اطلاعاتی مانند تعداد بسته‌ها، وزن، ابعاد و محتوای هر بسته است.
• به همراه اینویس به خریدار ارائه می‌شود.

تفاوت پروفرما و اینویس

پروفرما و فاکتور هر دو اسناد مهمی در تجارت هستند، اما کاربردها و اهداف متفاوتی دارند. در اینجا به طور خلاصه به تفاوت‌های کلیدی بین پروفرما و سیاهه می‌پردازیم:

هدف:

• پروفرما: ارائه پیشنهاد قیمت و شرایط فروش به خریدار است.
• فاکتور: ارائه جزئیات دقیق معامله و سند رسمی برای پرداخت وجه است.
  

زمان صدور:

• پروفرما: قبل از انجام معامله و در مرحله مذاکره صادر می‌شود.
• فاکتور: بعد از انجام معامله و در زمان تحویل کالا یا ارائه خدمات صادر می‌شود.
  

تعهد:

• پروفرما: تعهد قطعی برای فروشنده ایجاد نمی‌کند و ممکن است قیمت نهایی با قیمت پیش‌فاکتور متفاوت باشد.
• فاکتور: تعهدی برای فروشنده و خریدار ایجاد می‌کند و مبنای تسویه حساب نهایی قرار می‌گیرد.

اطلاعات:

• پروفرما: شامل اطلاعات کلی مانند نام و مشخصات کالا، قیمت تقریبی، شرایط پرداخت و حمل و نقل است.
• فاکتور: شامل اطلاعات دقیق و کامل معامله مانند نام و مشخصات کالا، تعداد، قیمت واحد، قیمت کل، مالیات، عوارض گمرکی، هزینه‌های حمل و نقل و اطلاعات مربوط به خریدار و فروشنده است.
  

کاربرد:

• پروفرما: برای ارائه به خریدار جهت اخذ مجوزهای لازم یا تامین اعتبار، برای مذاکره بر سر قیمت و شرایط نهایی معامله، برای ترخیص کالا از گمرک(در برخی موارد)
• فاکتور: برای دریافت وجه از خریدار، برای محاسبه مالیات و عوارض گمرکی، برای ثبت معاملات در دفاتر حسابداری، برای ارائه به مراجع ذیربط مانند بانک‌ها و بیمه‌ها

مثال:
فرض کنید شما قصد خرید 100 تن کالای X را از یک شرکت خارجی دارید. در ابتدا، از فروشنده درخواست پروفرما می‌کنید تا از قیمت و شرایط فروش کالا مطلع شوید. پس از مذاکره و توافق نهایی، فروشنده برای شما فاکتور صادر می‌کند که شامل تمام جزئیات دقیق معامله و مبلغ نهایی پرداختی است. شما با استفاده از فاکتور می‌توانید وجه کالا را به فروشنده پرداخت کنید و کالای خود را تحویل بگیرید.

آیا ارائه اینویس برای ترخیص کالا از گمرک ضروری است؟

ارائه فاکتور برای ترخیص کالا از گمرک در اکثر موارد ضروری است. فاکتور به عنوان یک سند رسمی، اطلاعات مربوط به معامله، از جمله مشخصات کالا، ارزش، مبدأ و مقصد را به گمرک ارائه می‌دهد و برای انجام تشریفات گمرکی و محاسبه حقوق گمرکی و عوارض مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هر شرکتی از جمله یک شرکت حمل و نقل دریایی از سیاهه در انجام معاملات خود استفاده می‌کنند؛ از جمله در مرحله ترخیص کالا این کار صورت می‌گیرد.

دلایل ضرورت ارائه اینویس برای ترخیص کالا

دلایل این ضرورت به شرح زیر است:

• اثبات مالکیت و منشاء کالا: فاکتور نشان می‌دهد که چه کسی صاحب کالا است و از کجا به ایران وارد شده است. این اطلاعات برای جلوگیری از قاچاق کالا و اعمال تعرفه‌های گمرکی صحیح ضروری است.
• ارزیابی ارزش کالا: ارزش کالا یکی از مهم‌ترین عوامل در محاسبه حقوق گمرکی و عوارض است. فاکتور به عنوان یک مدرک معتبر برای تعیین ارزش کالا توسط گمرک استفاده می‌شود.
• شناسایی و ردیابی کالا: فاکتور به گمرک کمک می‌کند تا کالاهای ورودی را به طور دقیق شناسایی و ردیابی کند. این امر برای نظارت بر تجارت و جلوگیری از تخلفات گمرکی حائز اهمیت است.
• تطبیق با قوانین و مقررات: ارائه فاکتور مطابق با قوانین و مقررات گمرکی ایران است و عدم ارائه آن می‌تواند منجر به جریمه یا توقیف کالا شود.

عواقب عدم استفاده از اینویس در معاملات

عدم استفاده از فاکتور در معاملات می‌تواند عواقب منفی متعددی برای طرفین معامله، به ویژه برای فروشنده، به همراه داشته باشد. برخی از این عواقب عبارتند از:

• مشکلات در ثبت معاملات: فاکتور به عنوان مدرکی برای ثبت معاملات انجام شده بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند. بدون فاکتور ، اثبات انجام معامله و جزئیات آن دشوار خواهد بود، که می‌تواند در حسابداری، امور مالیاتی و حل اختلافات مشکلاتی ایجاد کند.
• عدم شفافیت: فاکتور به شفاف‌سازی معامله و ارائه اطلاعات دقیق در مورد کالا یا خدمات، قیمت، شرایط پرداخت و سایر جزئیات به طرفین معامله کمک می‌کند. عدم استفاده از فاکتور می‌تواند به ابهام و سوءتفاهم در معامله منجر شود.
• مشکلات در پرداخت وجه: فاکتور به عنوان مبنای پرداخت وجه به فروشنده عمل می‌کند. بدون سیاهه، خریدار ممکن است از پرداخت وجه امتناع کند یا در مورد مبلغ نهایی و شرایط پرداخت به توافق نرسد.
• مشکلات در ترخیص کالا از گمرک: در معاملات بین المللی، فاکتور برای ترخیص کالا از گمرک ضروری است. بدون فاکتور، کالاها در گمرک توقیف شده و فرآیند ترخیص کالا با مشکل مواجه خواهد شد.
• مشکلات در محاسبه مالیات: فاکتور برای محاسبه مالیات مربوط به معامله استفاده می‌شود. بدون سیاهه، ممکن است مالیات به درستی محاسبه نشود و فروشنده یا خریدار مشمول جریمه‌های مالیاتی شوند.
• مشکلات در اثبات مالکیت کالا: در صورت بروز اختلاف در مورد مالکیت کالا، اینویس به عنوان مدرکی برای اثبات مالکیت عمل می‌کند. بدون فاکتور، اثبات مالکیت کالا برای فروشنده دشوار خواهد بود.
• مشکلات در حل اختلافات: در صورت بروز هرگونه اختلاف بین خریدار و فروشنده، فاکتور به عنوان مدرکی برای حل اختلافات مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدون فاکتور، حل اختلافات دشوارتر خواهد بود و ممکن است به دعاوی حقوقی منجر شود.
• از دست دادن اعتبار: عدم استفاده از فاکتور می‌تواند به عنوان عدم تعهد به اصول حرفه‌ای و شفافیت تلقی شود و به اعتبار و شهرت فروشنده در بازار لطمه بزند.
  

در نهایت، استفاده از فاکتور در معاملات به نفع هر دو طرف معامله است و به آنها کمک می‌کند تا از بروز مشکلات و چالش‌های متعددی جلوگیری کنند.

نکاتی برای استفاده صحیح از اینویس

• از یک قالب استاندارد و مناسب برای فاکتور استفاده کنید.
• تمام اطلاعات ضروری مربوط به معامله را به طور کامل و دقیق در فاکتور درج کنید.
• فاکتور را به امضای خود و مهر شرکتتان برسانید.
• قبل از صدور فاکتور، از قوانین و مقررات مربوط به صدور سیاهه در کشور خود و کشور خریدار مطلع شوید.
• یک نسخه از فاکتور را برای خودتان و یک نسخه را برای خریدار نگه دارید.

با استفاده از فاکتور به طور صحیح، می توانید از مزایای متعددی از جمله شفافیت، سهولت در پرداخت وجه، ترخیص سریع کالا از گمرک، محاسبه دقیق مالیات، اثبات مالکیت کالا و حل آسان اختلافات بهره‌مند شوید.

نمونه اینویس

عنوان: سیاهه تجارتی (Invoice)
شماره:
تاریخ صدور:
فروشنده:
نام: شرکت ........
آدرس:
تلفن:
ایمیل:
خریدار:
نام: شرکت ...
آدرس:
تلفن:
ایمیل:
شرح کالا:

نحوه حمل و نقل:
کالا از طریق شرکت حمل و نقل X به آدرس خریدار ارسال خواهد شد.
هزینه حمل و نقل بر عهده خریدار است.

ملاحظات:

• این اینویس تجارتی شامل ضمانت یک ساله برای کالاها می‌باشد.
• خریدار موظف است در صورت بروز هرگونه مشکل یا نقص در کالاها، ظرف 7 روز پس از دریافت کالا به فروشنده اطلاع دهد.

امضا و مهر فروشنده:

[نام و نام خانوادگی]
[مقام]

مهر شرکت

این فقط یک نمونه ساده از یک اینویس است و ممکن است جزئیات بیشتری بسته به نوع معامله و نیازهای طرفین در آن درج شود.
برای صدور فاکتور رسمی و معتبر، می‌توانید از نرم‌افزارهای حسابداری یا وب‌سایت‌های مخصوص صدور فاکتور استفاده کنید.
همیشه قبل از امضای هرگونه فاکتور، آن را به دقت بررسی کنید و از صحت اطلاعات آن مطمئن شوید.

نتیجه‌گیری

در دنیای تجارت، تبادل کالا و خدمات امری رایج و ضروری است. برای ثبت و رسمیت بخشیدن به این تبادلات، اسنادی به نام اینویس(invoice) یا فاکتور صادر می‌شود. در این مقاله به جزییات فاکتور پرداخته شده، کاربرد آن، انواع آن ذکر شده و به تفاوت پروفرما و اینویس هم اشاره شده است. در ادامه برای آشنایی بیشتر یک نمونه فاکتور آمده است.