اینویس چیست (آشنایی با invoice)

اینویس یکی از مهم ترین اسنادی است که در تجارت بین الملل و به ویژه در فرآیندهای حمل ونقل کالا مورد استفاده قرار می گیرد. در نگاه اول ممکن است این پرسش برای بسیاری از بازرگانان و حتی شرکت ای تازه کار پیش بیاید که چرا اینویس تا این اندازه حیاتی است و بدون آن نمی توان بار را از گمرک ترخیص کرد. در تجارت جهانی، هر محموله کالا برای عبور از مرزها و دریافت مجوز ترخیص نیازمند مجموعه ای از اسناد؛ از جمله پکینگ لیست، بارنامه (Bill of Lading)، گواهی مبدأ و اینویس است. این سند که در فارسی از آن با عنوان سیاهه تجاری خرید نیز یاد می شود، در واقع فاکتور رسمی و معتبر فروشنده است که ارزش کالا، شرایط معامله، نوع و مقدار کالا و سایر جزئیات تجاری را مشخص می کند.

اینویس چیست؟

اینویس (Invoice) که به آن فاکتور سیاهه تجاری هم می‌گویند، یک سند تجاری است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود و شامل جزئیات کالاها یا خدمات فروخته‌شده، مقدار، قیمت واحد و کل مبلغ قابل پرداخت است. این سند معمولاً شرایط پرداخت، تاریخ سررسید و اطلاعات تماس فروشنده را نیز شامل می‌شود. اینویس‌ها برای پیگیری معاملات، مدیریت مالی و اطمینان از پرداخت به موقع ضروری هستند و می‌توانند به صورت کاغذی یا الکترونیکی ارائه شوند. موارد مهم در یک فاکتور عبارتند از:

• اطلاعات فروشنده: نام، آدرس و اطلاعات تماس فروشنده
• اطلاعات خریدار: نام، آدرس و اطلاعات تماس خریدار
• تاریخ صدور: تاریخ صدور فاکتور
• شرح کالا یا خدمات: شرح دقیق کالاها یا خدماتی که ارائه شده است
• تعداد: تعداد واحدهای هر کالا
• قیمت واحد: قیمت هر واحد کالا یا خدمات
• مبلغ کل: قیمت کل کالاها یا خدمات، قبل از اضافه شدن مالیات و هزینه‌های حمل و نقل
• مالیات: مبلغ مالیات اعمال شده بر روی کالاها یا خدمات
• هزینه‌های حمل و نقل: هزینه‌های حمل و نقل کالاها
• مبلغ نهایی: مبلغ نهایی که باید توسط خریدار پرداخت شود
• شرایط پرداخت: نحوه پرداخت و سررسید آن

فاکتور(Invoice) یا سیاهه در حمل و نقل بین المللی هوایی هم از اهمیت بالایی برخوردار است و به عنوان یک سند رسمی، کاربردهای متعددی در این فرآیند دارد.

انواع اینویس

فاکتورها انواع مختلفی دارند که هر کدام در شرایط خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در اینجا به رایج‌ترین انواع سیاهه‌ها می‌پردازیم:

1. اینویس پیش‌فاکتور(Proforma Invoice)

• قبل از انجام معامله صادر می‌شود.
• قیمت تخمینی کالاها یا خدمات را ارائه می‌دهد.
• برای ارائه به خریدار جهت اخذ مجوزهای لازم یا تامین اعتبار استفاده می‌شود.
• تعهدی برای فروشنده ایجاد نمی‌کند و ممکن است قیمت نهایی با قیمت پیش‌فاکتور متفاوت باشد.

2. اینویس قطعی(Commercial Invoice)

• بعد از انجام معامله صادر می‌شود.
• قیمت نهایی کالاها یا خدمات را نشان می‌دهد.
• به عنوان سند رسمی معامله بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.
• مبنای محاسبه مالیات و عوارض گمرکی قرار می‌گیرد.
  

 ضرورت دریافت invoice چیست؟

دریافت اینویس (invoice ) نه تنها یک الزام اداری، بلکه یک ضرورت اساسی در فرآیند تجارت بین‌المللی است. وقتی صحبت از حمل کالا در سطح جهانی می‌شود (از طریق باربری دریایی، یا حمل بار هوایی و حتی حمل ریلی) اولین مدرکی که مورد توجه گمرک، شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی و حتی بانک‌ها قرار می‌گیرد، اینویس است.

۱. نقش اینویس در گمرک و ترخیص کالا

گمرک‌ها در سراسر دنیا برای تعیین ارزش واقعی کالا و محاسبه حقوق و عوارض ورودی، به اطلاعات موجود در اینویس استناد می‌کنند. اگر این سند ارائه نشود یا ناقص باشد، کل فرآیند ترخیص متوقف می‌شود. به همین دلیل، شرکت حمل و نقل بین المللی همواره به مشتریان توصیه می‌کنند که قبل از ارسال بار، اینویس را دقیق و کامل آماده کنند. در حمل دریایی کالا، کوچک‌ترین اختلاف بین اطلاعات بارنامه و اینویس می‌تواند منجر به معطلی طولانی و حتی جریمه‌های سنگین شود.

۲. اینویس و بانک‌ها

بانک‌ها در فرآیند پرداخت‌های بین‌المللی و انتقال ارز، از اینویس (invoice ) برای مطابقت مبلغ حواله با ارزش معامله استفاده می‌کنند. در بسیاری از کشورها، بانک‌ها بدون این سند اجازه انتقال وجه را نمی‌دهند. برای نمونه، یک واردکننده که قصد دارد از طریق شرکت کشتیرانی یا نمایندگی کشتیرانی کالایی را از چین وارد کند، باید اینویس را به بانک ارائه دهد تا مجوز گشایش اعتبار اسنادی یا پرداخت حواله صادر شود.

۳. اینویس و محاسبه هزینه‌های حمل

شرکت‌های لجستیکی برای محاسبه هزینه حمل کانتینر یا هزینه‌های حمل بار هوایی به اطلاعات اینویس نیاز دارند. وزن ناخالص، نوع کالا، ارزش و شرایط تحویل، همگی عواملی هستند که روی نرخ نهایی اثر می‌گذارند. حتی در شرایطی که مشتری به دنبال استعلام قیمت حمل دریایی است، اولین مدرکی که شرکت حمل‌ونقل درخواست می‌کند اینویس است.

۴. اعتبار تجاری و حقوقی

اینویس به‌عنوان یک سند رسمی، شفافیت در معامله ایجاد می‌کند و در صورت بروز اختلاف حقوقی میان خریدار و فروشنده، می‌تواند مرجع رسیدگی باشد. فرض کنید محموله‌ای از طریق حمل ترکیبی (ترکیب حمل ریلی و حمل بار زمینی با شرکت حمل و نقل بین المللی زمینی) به اروپا ارسال شده اما در مقصد اختلافی درباره ارزش کالا پیش آمده؛ در این حالت اینویس مرجع اصلی برای اثبات ارزش واقعی معامله خواهد بود.

۵. کاهش ریسک و افزایش اعتماد

یکی از چالش‌های جدی در تجارت بین‌المللی، بی‌اعتمادی بین خریدار و فروشنده است. وجود اینویس دقیق، ریسک این بی‌اعتمادی را کاهش می‌دهد. حتی شرکت‌های کوچک کارگو که خدمات فریت بار به مسافران یا صادرکنندگان خرد ارائه می‌کنند، برای جلوگیری از مشکلات حقوقی و گمرکی، از مشتریان می‌خواهند که حتماً یک نسخه از اینویس را ضمیمه مرسوله کنند.

پروفرما اینویس چیست؟

پروفرما اینویس (Proforma Invoice) یکی از اسنادی است که در آغاز هر معامله بین‌المللی صادر می‌شود. بسیاری از تجار این سند را با فاکتور نهایی یا همان اینویس تجاری اشتباه می‌گیرند، اما در واقع پروفرما اینویس تفاوت‌های اساسی با آن دارد. این سند نوعی پیش‌فاکتور بین‌المللی است که قبل از نهایی شدن معامله و ارسال کالا صادر می‌شود و هدف اصلی آن ایجاد شفافیت و توافق اولیه بین خریدار و فروشنده است.
بر خلاف فاکتور تجاری که سند قطعی معامله است، پروفرما اینویس بیشتر جنبه پیشنهادی دارد. فروشنده با صدور پروفرما، جزئیات کالا شامل نوع، مقدار، قیمت، شرایط پرداخت و شرایط تحویل را برای خریدار مشخص می‌کند. خریدار نیز بر اساس همین سند تصمیم می‌گیرد که آیا معامله را ادامه دهد یا خیر. بنابراین، پروفرما یک قرارداد الزام‌آور حقوقی نیست، اما مبنایی برای توافق و ادامه فرآیند محسوب می‌شود.

اهمیت پروفرما در حمل‌ونقل بین‌المللی

در فرآیندهای حمل پروفرما اینویس نقشی حیاتی در برآورد هزینه‌ها دارد. به عنوان مثال، زمانی که یک شرکت قصد دارد از طریق باربری دریایی کالایی را وارد کند، ابتدا فروشنده در چین یک پروفرما صادر می‌کند. این سند به خریدار اجازه می‌دهد تا برای استعلام قیمت حمل بار دریایی از چندین شرکت شرکت حمل و نقل بین المللی اقدام کند و گزینه‌های مختلف را مقایسه کند. همچنین بانک‌ها در بسیاری از موارد برای گشایش اعتبار اسنادی اولیه نیاز به پروفرما دارند.

نمونه پروفرما اینویس

پروفرما اینویس در حقیقت یک پیش‌فاکتور استاندارد است که اطلاعات کلیدی معامله را در اختیار خریدار، بانک و گمرک قرار می‌دهد. این سند شامل مشخصات کامل فروشنده و خریدار، شرح دقیق کالا همراه با کد HS، تعداد، وزن و جزئیات بسته‌بندی است که مبنای محاسبه تعرفه‌های گمرکی و هزینه‌های حمل‌ونقل قرار می‌گیرد. همچنین شرایط پرداخت و نوع اینکوترمز مانند FOB یا CIF در آن درج می‌شود تا مسئولیت‌ها و هزینه‌ها شفاف باشد. ارزش کل معامله نیز به‌طور دقیق در پروفرما مشخص شده و مبنای اولیه برای تخمین هزینه‌های حمل دریایی، زمینی، حمل و نقل کانتینری و ریلی خواهد بود. در نهایت، امضا و مهر فروشنده این سند را رسمیت می‌بخشد و شرکت کارگو یا شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی بدون آن حتی فرآیند رزرو را آغاز نمی‌کنند.

فاکتور اینویس چیست؟

فاکتور اینویس یا Commercial Invoice یکی از کلیدی‌ترین اسناد تجاری در بازرگانی بین‌المللی است. این سند در حقیقت همان فاکتور نهایی است که فروشنده پس از توافقات اولیه و تکمیل معامله برای خریدار صادر می‌کند. برخلاف پروفرما اینویس که جنبه پیشنهادی و غیرالزام‌آور دارد، فاکتور اینویس به‌عنوان سند قطعی معامله شناخته می‌شود و از نظر حقوقی و گمرکی دارای اعتبار رسمی است.

 تفاوت سیاهه تجاری خرید با پروفرما چیست؟

در تجارت بین‌المللی، پروفرما اینویس و سیاهه تجاری خرید دو سند کلیدی اما متفاوت‌اند؛ پروفرما یک پیش‌فاکتور غیرالزام‌آور است که پیش از معامله صادر می‌شود و برای شفاف‌سازی شرایط و برآورد اولیه هزینه‌ها به کار می‌رود، در حالی‌که سیاهه تجاری خرید فاکتور نهایی و قطعی است که پس از ارسال کالا صادر شده و از سوی گمرک، بانک‌ها و شرکت‌های حمل‌ونقل به‌عنوان سند رسمی پذیرفته می‌شود. گمرک‌ها تنها سیاهه تجاری را برای محاسبه عوارض و ترخیص معتبر می‌دانند، بانک‌ها نیز برای گشایش اعتبار ممکن است پروفرما را بپذیرند اما برای پرداخت و تسویه نهایی الزاماً به سیاهه تجاری نیاز دارند. در حوزه حمل‌ونقل، پروفرما مبنای برآورد اولیه کرایه است، اما محاسبه و صورتحساب رسمی بر اساس سیاهه تجاری انجام می‌شود. در نهایت، پروفرما ارزش حقوقی الزام‌آور ندارد، اما سیاهه تجاری خرید سند رسمی و معتبر در مراجع حقوقی محسوب می‌شود.

آیا ارائه اینویس برای ترخیص کالا از گمرک ضروری است؟

ارائه فاکتور برای ترخیص کالا از گمرک در اکثر موارد ضروری است. فاکتور به عنوان یک سند رسمی، اطلاعات مربوط به معامله، از جمله مشخصات کالا، ارزش، مبدأ و مقصد را به گمرک ارائه می‌دهد و برای انجام تشریفات گمرکی و محاسبه حقوق گمرکی و عوارض مورد استفاده قرار می‌گیرد. هر شرکتی از جمله یک شرکت حمل و نقل دریایی از سیاهه در انجام معاملات خود استفاده می‌کنند؛ از جمله در مرحله ترخیص کالا این کار صورت می‌گیرد.

دلایل ضرورت ارائه (invoice ) به شرح زیر است:

• اثبات مالکیت و منشاء کالا: فاکتور نشان می‌دهد که چه کسی صاحب کالا است و از کجا به ایران وارد شده است. این اطلاعات برای جلوگیری از قاچاق کالا و اعمال تعرفه‌های گمرکی صحیح ضروری است.
• ارزیابی ارزش کالا: ارزش کالا یکی از مهم‌ترین عوامل در محاسبه حقوق گمرکی و عوارض است. فاکتور به عنوان یک مدرک معتبر برای تعیین ارزش کالا توسط گمرک استفاده می‌شود.
• شناسایی و ردیابی کالا: فاکتور به گمرک کمک می‌کند تا کالاهای ورودی را به طور دقیق شناسایی و ردیابی کند. این امر برای نظارت بر تجارت و جلوگیری از تخلفات گمرکی حائز اهمیت است.
• تطبیق با قوانین و مقررات: ارائه فاکتور مطابق با قوانین و مقررات گمرکی ایران است و عدم ارائه آن می‌تواند منجر به جریمه یا توقیف کالا شود.

عواقب عدم استفاده از اینویس در معاملات

عدم استفاده از فاکتور در معاملات می‌تواند عواقب منفی متعددی برای طرفین معامله، به ویژه برای فروشنده، به همراه داشته باشد. برخی از این عواقب عبارتند از:

• مشکلات در ثبت معاملات: فاکتور به عنوان مدرکی برای ثبت معاملات انجام شده بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند. بدون فاکتور، اثبات انجام معامله و جزئیات آن دشوار خواهد بود، که می‌تواند در حسابداری، امور مالیاتی و حل اختلافات مشکلاتی ایجاد کند.
• عدم شفافیت: فاکتور به شفاف‌سازی معامله و ارائه اطلاعات دقیق در مورد کالا یا خدمات، قیمت، شرایط پرداخت و سایر جزئیات به طرفین معامله کمک می‌کند. عدم استفاده از فاکتور می‌تواند به ابهام و سوءتفاهم در معامله منجر شود.
• مشکلات در پرداخت وجه: فاکتور به عنوان مبنای پرداخت وجه به فروشنده عمل می‌کند. بدون سیاهه، خریدار ممکن است از پرداخت وجه امتناع کند یا در مورد مبلغ نهایی و شرایط پرداخت به توافق نرسد.
• مشکلات در ترخیص کالا از گمرک: در معاملات بین المللی، فاکتور برای ترخیص کالا از گمرک ضروری است. بدون فاکتور، کالاها در گمرک توقیف شده و فرآیند ترخیص کالا با مشکل مواجه خواهد شد.
• مشکلات در محاسبه مالیات: فاکتور برای محاسبه مالیات مربوط به معامله استفاده می‌شود. بدون سیاهه، ممکن است مالیات به درستی محاسبه نشود و فروشنده یا خریدار مشمول جریمه‌های مالیاتی شوند.
• مشکلات در اثبات مالکیت کالا: در صورت بروز اختلاف در مورد مالکیت کالا، اینویس به عنوان مدرکی برای اثبات مالکیت عمل می‌کند. بدون فاکتور، اثبات مالکیت کالا برای فروشنده دشوار خواهد بود.
• مشکلات در حل اختلافات: در صورت بروز هرگونه اختلاف بین خریدار و فروشنده، فاکتور به عنوان مدرکی برای حل اختلافات مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدون فاکتور، حل اختلافات دشوارتر خواهد بود و ممکن است به دعاوی حقوقی منجر شود.
• از دست دادن اعتبار: عدم استفاده از فاکتور می‌تواند به عنوان عدم تعهد به اصول حرفه‌ای و شفافیت تلقی شود و به اعتبار و شهرت فروشنده در بازار لطمه بزند.

در نهایت، استفاده از فاکتور (invoice ) در معاملات به نفع هر دو طرف معامله است و به آنها کمک می‌کند تا از بروز مشکلات و چالش‌های متعددی جلوگیری کنند.

نکاتی برای استفاده صحیح از اینویس

• از یک قالب استاندارد و مناسب برای فاکتور استفاده کنید.
• تمام اطلاعات ضروری مربوط به معامله را به طور کامل و دقیق در فاکتور درج کنید.
• فاکتور را به امضای خود و مهر شرکتتان برسانید.
• قبل از صدور فاکتور، از قوانین و مقررات مربوط به صدور سیاهه در کشور خود و کشور خریدار مطلع شوید.
• یک نسخه از فاکتور را برای خودتان و یک نسخه را برای خریدار نگه دارید.
• با استفاده از فاکتور به طور صحیح، می توانید از مزایای متعددی از جمله شفافیت، سهولت در پرداخت
• وجه، ترخیص سریع کالا از گمرک، محاسبه دقیق مالیات، اثبات مالکیت کالا و حل آسان اختلافات بهره‌مند شوید.

نتیجه‌گیری

در دنیای تجارت، تبادل کالا و خدمات امری رایج و ضروری است. برای ثبت و رسمیت بخشیدن به این تبادلات، اسنادی به نام اینویس(invoice) یا فاکتور صادر می‌شود. در این مقاله به جزئیات فاکتور پرداخته شده، کاربرد آن، انواع آن ذکر شده و به تفاوت پروفرما و اینویس هم اشاره شده است. در ادامه برای آشنایی بیشتر یک نمونه فاکتور آمده است.

خدمات حمل و نقل بین المللی شرکت دیبا هوا دریا

شرکت دیبا هوا دریا با سال‌ها تجربه در خدمات بار هوایی، دریایی و زمینی، افتخار دارد که به ارائه راهکارهای سفارشی و متناسب برای هر پروژه بر اساس نیازهای خاص مشتریان می‌پردازد. ما با تحلیل دقیق شرایط عملیاتی و محیطی، تلاش می‌کنیم تا بهترین خدمات را در زمینه‌های مختلف حمل‌ونقل ارائه دهیم. در زمینه حمل دریایی از چین نیز، تیم ما آماده است تا با توجه به شرایط و نیازهای شما، بهترین راهکارها را پیشنهاد دهد و خدماتی منطبق با استانداردهای بالا فراهم کند. شایان ذکر است که ارائه این خدمات می‌تواند با توجه به وضعیت‌های عملیاتی، شرایط بازار و سایر متغیرها متفاوت باشد. با توجه به نوسانات در نحوه ارائه خدمات در بازار، جهت اطمینان از دریافت سرویس مورد نظر از این مجموعه و اطلاع از جزئیات خدمات و شرایط به روز از شما دعوت می‌کنیم تا برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره تخصصی با ما تماس بگیرید. ما آماده‌ایم تا شرایط دقیق شما را ارزیابی کرده و راهکارهای مناسبی را با هدف دستیابی به بهترین نتایج برای شما ارائه دهیم.